10 conseils pour l'intégration de collaborateurs.trices à distance 

Le premier jour d'un nouvel emploi peut être très fatiguant - en particulier pour ceux.celles qui travaillent à domicile. Toutefois, une intégration à distance soigneusement planifiée peut les aider à se faire des ami.e.s et à être productifs.ves dans leur nouveau rôle.

Voici nos dix meilleurs conseils pour un bon onboarding: 

1. Faites un plan 

Avoir un plan, c’est toujours une bonne idée, mais pour l’intégration de collaborateurs.trices à distance, c’est crucial.Les nouveaux.elles collaborateurs.trices se fatigueront très rapidement s’ils.elles doivent constamment demander « Et maintenant, que faut-il que je fasse ?». Assurez-vous donc de préparer un plan de cinq jours pour couvrir toute la première semaine. Cela leur donnera un objectif à suivre et leur permettra de savoir à quoi s'attendre.Créez une check-list dans votre outil de gestion de projet et fournissez-leur de nombreux documents qu'ils.elles peuvent lire et regarder pendant les moments plus calmes. Vous devriez également fixer des objectifs pour la première semaine. Cela va non seulement donner un but aux nouveaux.elles collaborateurs.trices et les rendra productifs.ves, mais cela va également montrer que votre entreprise à une culture du développement. 

2. Envisagez une intégration en groupe

Si vous avez engagé plusieurs personnes, intégrez-les tout.es en même temps. Cela va d’une part vous faire gagner du temps, mais cela va d’autre part permettre aux nouvelles recrues de rencontrer leurs collègues dès le premier jour.Qu'ils.elles travaillent au sein d’une même équipe ou de divers départements, cela devrait donner le ton à la communication et collaboration future.Une dynamique de groupe facilite également le brise-glace, l'engagement et crée généralement une meilleure atmosphère. 

3. Automatisez les tâches d'administration 

Tout comme au bureau, l'intégration à distance nécessite de nombreuses formalités ; les contrats et accords de confidentialité doivent être signés, les paiements doivent être mis en place et les formations essentielles doivent être données.Il semble donc logique d'automatiser les tâches qui font partie de l'intégration de chaque collaborateur.trice à distance. De cette façon, vous pourrez vous concentrer sur l'accueil chaleureux des nouvelles recrues.Des outils comme DocuSign et HelloSign sont parfaits pour les contrats en ligne. Il n'y a ni impression ni numérisation et vous pouvez automatiquement suivre ce qui a été signé.Lessonly et TalentLMS, pour leur part, sont des outils de formation en ligne qui permettent de créer des quiz. Ils sont donc parfaits pour les consignes de santé et sécurité.Il existe des tonnes d'autres solutions, alors essayez d'automatiser les parties répétitives de l'intégration de vos collaborateurs.trices à distance. 

4. Envoyez un kit de bienvenue

Envoyer un kit de bienvenue aux nouveaux collaborateurs.trices est un excellent moyen de les accueillir dans l'équipe. Cela peut également renforcer la fidélité et l'engagement.Votre kit peut être pratique et inclure du matériel de bureau à domicile, des cartes de visite et le manuel des employé.e.s. Il peut également contenir des objets de marque amusants, comme des autocollants et des bouteilles d'eau.  

5. Créez une expérience multimédia 

Il y a toujours énormément à apprendre pendant la première semaine d’un nouvel emploi, et la prise de notes constante peut être fatigante. Dès lors, lorsque vous intégrez des collaborateurs.trices à distance, ne vous basez pas uniquement sur les appels vidéo, présentez plutôt une variété de contenus attrayants.Partagez, depuis un dossier facile d‘accès, des documents de base comme des manuels, des modèles, des FAQ, des plans marketing, des stratégies de vente, des exemples de projets antérieurs et votre politique de travail à distance.Utilisez des outils d'enregistrement d'écran pour créer des vidéos pratiques auxquelles les collaborateurs.trices pourront se référer à n’importe quel moment. Comme nous l'avons déjà mentionné, les outils de formation en ligne peuvent également être utilisés pour créer des cours et des quiz. Tirez également profit de contenus tiers, tels que des démonstrations de produits pour votre pile marketing.Avec ce type de contenu à portée de main, les nouveaux.elles collaborateurs.trices pourront se mettre au travail. 

6. Donnez de l’importance aux présentations d'équipe 

Lors de l’intégration de collaborateurs.trices à distance, il est important de leur donner l’impression de faire partie de l’équipe.Commencer un nouvel emploi est toujours intimidant. Mais, dans un monde à distance, il peut être encore plus difficile de créer des relations avec des collègues. Alors mettez en place un appel spécifiquement pour présenter les nouveaux.elles venu.e.s à toute l'équipe.Vous pouvez également les présenter à l'ensemble de l'entreprise via Slack ou un journal d'information destiné aux collaborateurs.trices.

7. Utilisez des brise-glaces 

Oui, certains brise-glace sont ringards. Mais lorsqu'ils sont bien faits, ils peuvent aider les nouvelles recrues à tisser des liens et à se sentir chez elles. Ils permettent également de s'amuser et de communiquer la culture de votre entreprise. 

Il est préférable que vous créiez vos propres questions et jeux, mais voici quelques idées d’inspiration :Demandez à tout le monde de présenter son espace bureau. Quels sont les éléments essentiels de ce bureau ?Demandez à toute l'équipe de découvrir cinq choses qu'ils.elles ont en commun.Demandez à chaque membre de l'équipe de dire deux vérités et un mensonge sur eux.elles-mêmes. Tout le monde doit deviner lequel est faux.Demandez à chaque personne quel aliment, album, livre ou film il.elle apporterait sur une île déserte. 

8. Instaurez un système d’entraide 

Attribuez à chaque nouvel.le collaborateur.trice un ami pour l'aider à traverser ses premières semaines. Cela les encouragera à interagir avec leurs collègues et à poser des questions.Les collègues peuvent aider à expliquer les nuances de l'entreprise et à répondre aux questions quotidiennes, comme la manière de contacter le service informatique. Vous pouvez même mettre en relation de nouvelles recrues motivées avec de potentiels mentors. 

Assurez-vous que chacun.e est investi.e dans son rôle en organisant des enregistrements et donnant vos encouragements.

9. Planifiez des enregistrements 

Au cours des premières semaines, organisez des réunions régulières avec les nouveaux.elles collaborateurs.trices. Cela leur donnera un espace sûr pour poser des questions et clarifier les procédures. Cela vous donnera également l'occasion de vous assurer qu'ils.elles sont satisfait.e.s de leur nouveau poste. 

10. Recueillez des commentaires 

Utilisez de courts questionnaires pour recueillir des commentaires sur votre processus d'intégration virtuel.L'onboarding à distance est un véritable et nouveau défi pour de nombreuses entreprises et le simple fait de demander aux nouvelles recrues leurs suggestions vous permettra de le rendre aussi efficace que possible. 

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